Letselteam, woensdag 13 juli

Vandaag is een bijzondere dag. Door een inspanning die een paar weken duurde en waarbij ik een beroep heb gedaan op mijn omgeving en ook mijn nieuwe secretariaat zwaar heb belast, kan ik nu zeggen dat het laatste dossier waarin sprake was van (enige) achterstand ook is bijgewerkt.

Dat is een pak van mijn hart. Ik wilde dit even met jullie delen.

Verder heb ik vandaag een leuk gesprek gehad met een middelgroot Keurmerk kantoor. Dat heeft ertoe geleid dat er bij hen naar wordt gestreefd om in de komende maanden de dossiers om te zetten naar iLetsel en vanaf 1 januari 2012 de gehele kantoor administratie via iLetsel te laten verlopen. Het gaat dan weer om zo'n 1.500 dossiers.

Daarnaast heb ik de formule voor letselteam.nl kennelijk inmiddels gevonden. Het betreffend kantoor heeft ook al zijn vaktechnische medewerkers aangemeld voor deelname aan het exclusieve Letselteam.nl zodat we binnenkort al kunnen starten met een organisatie van 25 letselschade-specialisten, Daarmee zijn we gelijk al zo'n beetje de grootste!

Ik zal het morgen wat verder uitwerken, maar wilde dit vast even doorgeven.







- Posted using BlogPress from my iPad

Location:Tilburg

Als blogbericht deze keer de uitleg die de gebruikers vandaag via hun incheck bij iLetsel hebben gezien.
Het geeft een goed beeld van de status.

Graag vertel ik jullie wat meer over de uitbreidingen van de laatste weken.

1) We hebben er "hard aan getrokken". Het is een al lang openstaande wens om de financiële administratie via iLetsel te laten lopen. Omdat ik in de eerdere versie van iLetsel dat al wel kon, speelt het natuurlijk ook voor mij. Momenteel heeft het alle aandacht. We hopen dat eind deze maand elke belangenbehartger die met iLetsel werkt niet alleen de door hem ontvangen nota's (zoals medische verschotnota's, nota's telecom, huisvesting, kortom de gebruikelijke grootboeken) in iLetsel kan inboeken en verwerken, maar met één klik ook in een dossier kan declareren, zowel op uurbasis als via de PIV overeenkomst, waarbij het gehele traject automatisch wordt bewaakt. Omdat er binnen de data van iLetsel sprake is van een "full match", zal het erg mooi worden en eigenlijk ook heel eenvoudig (voor de gebruiker) gaan werken.
Ik zal jullie op de hoogte houden.

2) Eerder hebben we de mogelijkheid vrijgegeven om post via een batch in te boeken en te laten herkennen (via OCR). iLetsel kijkt of de post hoort bij een dossier en van wie de post afkomstig is. Kloppen deze gegevens, dan is een klik voldoende om de post aan het dossier toe te voegen. Alle gewenste registraties, zoals tijdboeking, opname op lijst van open post, uitzetten van op de post betrekking hebbend rappel zijn dan nagenoeg automatisch ook verricht.

Het werkte en was voor de kleine organisaties voldoende maar het was nog niet af.

Op verzoek van een grote belangenbehartiger binnen iLetsel hebben we voorrang gegeven aan de afbouw. Hoe meer dossiers men in behandeling heeft, hoe meer post er binnen komt. Hoewel het op den duur wel eens allemaal digitaal zal gaan, is dat moment nog ver weg.


Wat nu als er sprake is van honderden poststukken? De eerste fase was al af. Men scant al deze poststukken in die dan als pdf ergens op de locale computer of het eigen netwerk worden verzameld. Met een moderne browser kun je dan in één keer al deze poststukken naar een vlak op het scherm slepen waarna ze allemaal naar de inbox van de gebruiker in iLetsel worden geupload. Men hoeft daar niets aan te doen, het gehele traject gaat vanzelf.
Op de achtergrond worden deze poststukken automatisch bekeken en in de vorm van een kleine afbeelding klaar gezet op de pagina waar de post aan dossiers kan worden toegewezen. Maar dan komt de clou.
Als het om een beperkt aantal stukken gaat, dan kan dat toewijzen nog wel door één persoon gedaan worden. Dat is natuurlijk niet handig als het om een groot aantal gaat.

Dan zal een team binnen de organisatie deze post aan het begin van de dag snel in de dossiers willen hebben zodat ze bij de behandelaar zichtbaar zijn en behandeld kunnen worden.

Dat laatste traject is nu ook af.

Het werkt erg mooi en het is ook een dankbaar item voor een demo.

Wanneer nu bijvoorbeeld binnen een secretariaat vijf personen de toewijspagina openen, zien ze allemaal dezelfde poststukken. Het scherm staat vol met thumbnails. Wanneer dan één van hen een poststuk aanklikt om het verder toe te wijzen, wordt het bij alle andere gebruikers "op slot gezet". Men ziet dan het fotootje van de gebruiker die het toewijst op het poststuk verschijnen en als het is toegewezen verdwijnt het vanzelf van het scherm Deze aanpassing was nodig omdat het natuurlijk niet handig is als men de mogelijkheid heeft om tegelijk hetzelfde poststuk aan te klikken.
We noemen dit een "realtime" toepassing. Dit is een zeer geavanceerde toepassing die in productie-omgevingen nog nauwelijks kan worden aangeboden. Met de eerder gelanceerde mogelijkheid van snelle berichtjes aan branche-collega's is deze realtime verbinding (icoontje helemaal linksonder op uw scherm) in gebruik genomen. In de toekomst zal er op veel meer plaatsen zijn nut gaan bewijzen.

Financiële administratie

Wat in een vakantieperiode nog redelijk gemakkelijk was vol te houden, is nu, weer terug en volop bezig in projecten en dossiers lastiger. Het dagelijks schrijven van een blog is niet altijd haalbaar.

Maar nu dan weer bijpraten.

Voor de meeste gebruikers van iLetsel zal het goed nieuws zijn. We zijn nu begonnen met het onderdeel dat het beste kan worden omschreven als de "financiële administratie". De huidige gebruikers, voor zover zij belangenbehartiger zijn, vragen regelmatig wanneer het mogelijk zal zijn om via iLetsel te kunnen declareren. In de eerste versie, die rondom mijn kantoor was gebouwd, was dat mogelijk, zowel op basis van gewerkte uren als op basis van de PIV-tabel.
Om meer kantoren via iLetsel te kunnen laten werken zijn we een nieuwe versie gaan bouwen, waarin niet het kantoor, maar het dossier centraal staat.
In die versie ontbreekt nog de mogelijkheid om te declareren. Dat gaat binnenkort dus veranderen.

Voor huidige gebruikers een grote verrijking en voor een aantal belangenbehartigers, die iLetsel in de wacht hebben gezet totdat ook dit mogelijk is, aanleiding om over te stappen.

Maar het is niet louter een declaratie-module.

Binnen iLetsel wordt een sluitende financiële administratie gebouwd, waarmee de gebruiker zijn volledige boekhouding kan voeren. Alle activiteiten die geboekt worden kunnen doorberekend worden, ontvangsten geboekt, vervolgdeclaraties gemaakt, (medische) verschotnota's meegenomen en bijgesloten etc. Het kantoor kan een onbeperkt aantal tarieven aanmaken, die gekoppeld kunnen worden aan activiteiten en op één declaratie verwerkt

Declaratie kan geschieden op basis van in rekening te brengen uren en op basis van een progressief tarief (begonnen wordt op een basistarief en later blijkt dat het belang zodanig is dat een hoger tarief mag worden gerekend. Voor het verschil wordt dan automatisch een declaratie gemaakt).
Daarnaast op basis van de PIV staffel (waarbij voorschot separaat ingeboekt wordt en waar het totaalbedrag van de schadestaat automatisch via de piv tabel aangeeft wat het bedrag zal zijn wat dan in de declaratie verwerkt wordt),

Ook kan gedeclareerd worden op basis van een dossiertarief of een deelopdracht (bezoektarief)

Tenslotte is het mogelijk om in voorkomende gevallen op basis van no cure no pay te declareren.

Maar het wordt meer. Ook de overige bedrijfskosten worden in iLetsel ingevoerd. Er worden grootboeken bijgehouden, er kan een balans opgemaakt worden, verlies- en winstrekening is doorlopend te monitoren. In feite zal de gebruiker geen apart boekhoudprogramma meer hoeven te hanteren. Alles zit, weer op moderne wijze, verwerkt in iLetsel en is volledig geïntegreerd.
Allerlei overzichten kunnen in realtime geproduceerd worden en bijv. de aangifte omzetbelasing wordt door iletsel voor u opgesteld.

Het wordt een mooi onderdeel dat de administratie voor de gebruikers sterk zal vereenvoudigen.

In mijn volgend blog ga ik wat verder in op een nieuw idee om postverzending tussen bij iLetsel bekende organisaties op een nieuwe manier mogelijk te maken. Binnen de dossiers is dat al geregeld, maar het zal ook buiten dossiers, op brancheniveau worden aangeboden.

Maar daarover een volgend keer. .



- Posted using BlogPress from my iPad

Location:Tilburg